Ironista kyllä, ajanhallinta on ongelma, joka koskettaa kaikkia, mutta jonka kanssa kenelläkään ei ole aikaa käsitellä. Kannattaa kuitenkin kiinnittää hieman huomiota sen analysointiin, kuinka kulutamme aikaamme ja onko mahdollista organisoida itseämme paremmin. Työajan tehokkaampi hallinta on mahdollista, mutta ongelmaan on puututtava aktiivisesti.
Ei ole epäilystäkään, että aika kuluu. Ja mitä enemmän aikaa kuluu järjestämättä itseämme paremmin, sitä enemmän menetämme ja sen myötä energiaa ja mahdollisuuksia. Tästä syystä on tärkeää analysoida työpäiväämme ymmärtääksemme, onko muutoksia tarpeen tehdä .
21 vinkkiä työajan hallintaan ja tehokkaampaan toimintaan
Ajanhallinta on monimutkainen asia, joka vaihtelee tuottavuuden lisäämisestä työn ja perhe-elämän tasapaino . Tavoitteena on välttää työuupumusta, luoda hyviä tapoja ja asettaa pitkän tähtäimen tavoitteita. Suunnittelu ja priorisointi on salaisuus saada takaisin aikamme ja elämämme hallintaan ammatistamme riippumatta. . Jory MacKay tarjoaa 21 strategiaa parempaan ajanhallintaan.
Ymmärtää, mihin aikamme päättyy
Ajan hallinta ei tarkoita ahdistusta tai sen menettämisen pelkoa. Pikemminkin kyse on viisaamman käytön etujen ymmärtämisestä, kuten MacKay selittää. Tästä tulee ensimmäinen ryhmä strategioita ja neuvoja:
1. Ymmärrä, että ajan hallinta on tärkeä asia. Kuten sanoimme, kyse ei ole ajan tuhlaamisen pelosta, vaan oikean johtamisen etujen ymmärtämisestä.
2. Ole realistinen: Kuinka paljon työtä voit tehdä päivässä? Saatamme ajatella aikaa yksinkertaisesti resurssina, jota tarvitsemme suurempia määriä, mutta enemmän aikaa ei välttämättä tarkoita tuottavampia. Paras tapa hallinnoida sitä on suunnitella, mitä aiot tehdä ja milloin.
3. Selvitä, missä aikavuoto tapahtuu. Mitä paremmin ymmärrät työpäivän kulkua, sitä enemmän panostuksesi vaikuttavat yleiseen johtamiseen.
4. Aseta päivittäiset tavoitteet ja ota käyttöön seurantajärjestelmiä, jotka auttavat sinua ymmärtämään, miten käytät aikaasi. Kun sinulla on yleinen visio, voit alkaa muuttaa päivääsi.
5. Luo motivoiva aamurutiini. Hyvä rutiini herätessä valmistaa meidät tuottavaan työpäivään: se on positiivinen sysäys, joka seuraa meitä iltaan asti.
6. Hävitä moniajo . Tutkimus vahvistaa tämän: ihmisen on mahdotonta keskittyä useampaan kuin yhteen tehtävään kerrallaan. Jos huomaat menettävän keskittymiskykysi, pysähdy ja kirjoita ajatuksesi muistiin ennen kuin palaat päätehtävään.
Priorisoi työn tärkein osa ja delegoi loput
Kun ymmärrämme, mihin aikamme kuluu, meidän on päätettävä, mihin sen omistaa (ja mihin ei). Tästä syystä MacKay neuvoo meitä:
7. Tunnista kiireelliset työt. Sen ymmärtäminen, mikä vaatii välitöntä huomiota ja mikä ei ole tärkeää tai kiireellistä, auttaa meitä laatimaan harkitun kalenterin.
8. Kun olet määrittänyt prioriteettisi, ole kategorinen . Valitse päätavoitteesi ja keskity niihin.
9. Käytä 30X-sääntöä joidenkin tehtävien delegoimiseen . Se on Rory Vadenin sääntö: käytä tehtävän suorittamiseen 30 kertaa enemmän aikaa opettaaksesi jonkun muun tekemään sen. Kun käytämme aikaa toisen ihmisen opettamiseen ja sen jälkeen delegoimme, säästämme 1100 minuuttia vuodessa . Tai kuten Vaden sanoo, ROTI (sijoitetun ajan tuotto) kasvoi 733 %.
10. Hae sana ei sanavarastostasi . Chicagon yliopiston julkaiseman artikkelin mukaan sanomalla, että en tee sitä sen sijaan, että en voi tehdä sitä, voimme vapauttaa itsemme ei-toivotuista sitoumuksista paljon helpommin.
Luo toimiva päiväohjelma
Kun ensimmäiset on tehty
11. Aseta aikataulut älä määräaikoja . Mackay lainaa täällä neuvoja James Clear . Sen sijaan, että tavoittaisit määräaikaa (ja sitten turhautuisit, jos et lopulta pysy ajoissa), aseta mielekäs tavoite ja määritä tiekartta.
12. Tee suunnitelmia ajan ja toiminnan perusteella . Jaa haastavat tehtävät istuntoihin, joiden kesto on mitattava. Järjestämällä päivän murto-osiin tehtävien sijaan voimme alkaa hallita aikatauluamme tunnetun päivämäärän (tai sitoumuksen) perusteella.
Kalenteri on jotain rajallista. Päivä sisältää vain tietyn määrän tunteja. Tämä tosiasia tulee selväksi sillä hetkellä, kun yritämme sovittaa epärealistisen määrän asioita rajalliseen tilaan.
-Peter Bregman-
13. Suunnittele tauot ja lepoajat. Tarvitsemme aikaa levätä ja meidän on hyväksyttävä, että keskeytyksiä tulee. Tämän huomioimatta jättäminen tarkoittaa kaoottista työtä. Odottamattomia tapahtumia on olemassa ja kehomme varoittaa meitä, kun on aika pitää tauko. Jos emme jätä marginaalia, voimme yhtäkkiä nähdä suunnitelmamme romahtavan.
14. Erillinen il maker aika ja manager aika . Aika on helppo täyttää rutiinitehtävillä, eikä mielekkäälle työlle jää riittävästi tilaa. Yksi asia on Tehdä toinen on hallita .
15. Erillisiä aktiviteetteja koko viikon ajan. Ryhmittele samanlaiset toiminnot yhteen ja hyödynnä työn aloittamisen vauhtia. Sovella Newtonin ensimmäistä liikesääntöä tuottavuuteen: liikkuva kohde jatkaa liikettä.
Käytä tilaa hallitaksesi työaikaa motivoivammin
Kalenteri ja aikataulu eivät ole ainoita ajanhallintatyökalujamme. Mackay ehdottaa joitain strategioita käytettäväksi toimistossa, jotka voivat vaikuttaa tapaamme työskennellä.
16. Kokeile menetelmää popcorn avataksesi ajan. Työpaikan vaihtaminen päivän aikana voi olla hyvä tapa ylläpitää motivaatiota ja tuottavuutta. Tämä on Joel Runyonin ehdottama tekniikka ja se toimii näin:
- Kirjoita kaikki päivän työsitoumuksenne paperille.
- Jaa tämä luettelo kolmeen yhtä suureen osaan tai erään (katso kohta 15).
- Valitse kullekin työerälle kolme eri asemaa.
17. Työskentele kehosi energisen rytmin mukaan. Järjestä työsi sinulle toimivimmalla tavalla. Älä ajattele vain ajanhallintaa, vaan myös sitä energiaa .
Suojaa aikaasi
Tilanteista, jotka yrittävät viedä aikaasi, ei ole koskaan pulaa. Aika on suojattava, jotta sitä ei käytetä väärin. Mackay tarjoaa seuraavat neuvot.
18. Käytä strategista laiskuutta työstääksesi oikeita asioita . Strategisen laiskuuden käsite sisältää tärkeiden töiden ja tehtävien priorisoimisen ja vähäisen laiskuuden sallimisen vähemmän tärkeille.
Mikään ei ole vähemmän tuottavaa kuin sen tekeminen tehokkaasti, mitä ei pitäisi tehdä ollenkaan.
-Peter Drucker-
19. Puolusta automaattisesti ei-neuvoteltavissa olevaa aikaasi. On tärkeää varmistaa, että keskittymistä vaativa työ jatkuu ilman ongelmia ja keskeytyksiä. Tätä varten on tärkeää välttää häiriötekijöitä. On työkaluja, joiden avulla voit kommunikoida muiden kanssa automaattisesti, kun et ole tavoitettavissa. Vaihtoehtoisesti voit kertoa, että olet keskittynyt etkä halua tulla häirityksi.
20. Käytä Ivy Lee -menetelmää päättääksesi päiväsi hyvin. Ivy Lee suosittelee yksinkertaista viisivaiheista päivittäistä rutiinia maksimaalisen tuottavuuden saavuttamiseksi.
- Kirjoita jokaisen työpäivän päätteeksi kuusi tärkeintä asiaa, jotka sinun on ratkaistava seuraavana päivänä. Älä kirjoita enempää kuin kuusi tehtävää.
- Järjestä nämä kuusi asiaa tärkeysjärjestykseen.
- Keskity seuraavana päivänä ensimmäiseen työhösi. Suorita tämä ennen kuin siirryt toiseen.
- Jatka loput listasta samalla tavalla. Päivän päätteeksi siirrä keskeneräiset tehtävät seuraavan päivän luetteloon.
- Toista tämä prosessi joka työpäivä.
21. Älä unohda vapaa-ajan etuja. Ajanhallinta ei ole vain työntekoa. Löytääksemme työelämäämme tasapainon, joka pitää meidät terveinä ja onnellisina, meidän on muistettava lepoon, vapaa-aikaan ja vapaa-aikaan omistettu aika sosiaalistaminen .
Työajan parempi hallinta: mahdollinen haaste
Työajan hallinta ja tuottavuuden lisääminen on haaste, joka on kaikkien ulottuvilla . Meidän täytyy kuitenkin pysähtyä ja miettiä, mitä teemme, miten teemme sen ja mitä todella haluamme saavuttaa. Tekeminen ei välttämättä tarkoita työskentelyä tai loppuun saattamista.
Siksi varaa tarvittava aika rutiinisi opiskeluun ja toimintojesi uudelleenjärjestelyyn. Näiden ohjeiden avulla on helpompi järjestää työ- tai opiskelupäiväsi ja saada parempia tuloksia.
